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Cómo organizar eventos Online

En estos días de cuarentena los eventos online han ido en aumento, no hay día que no nos lleguen correos con invitaciones online para algún evento u otro. La gran mayoría de eventos son gratuitos pero hay algunos que son de pago.

Cómo organizar eventos Online

 

Suspensión de todos los eventos presenciales

Debido a los estados de alarma que han decretado en la mayoría de países de todo el mundo muchos eventos presenciales se han pasado a eventos online. Bien, los que han podido transformarse lo han podido hacer otros se han suspendido hasta nueva fecha.

Eventos como el WMC de barcelona o los eventos de google que iban a celebrarse en varias partes del mundo se han suspendido, estos dos son unos de los eventos con más presencia pero hay muchísimos eventos que han terminado suspendiendo.

Reconversión de un evento presencial a un evento online.

Organizar un evento presencial normalmente es más caro que un evento online ya que tiene costes como el alquiler de espacio donde se va a celebrar, contratación de seguridad privada ojo que algunas veces ya lo incluyen los espacios que se alquilan, contratación de mobiliario esto a veces también viene con el espacio, contratación del catering… bueno un evento presencial tiene costes que un evento online no puede tener.

Cuando se suspenden ese tipo de eventos muchas de las inversiones son difíciles de recuperar al no ser que el evento en sí se pueda reconvertir a un evento online.

Organizar un evento online

Al contrario de los gastos que tienen los eventos presenciales, los eventos online no tienen ese tipo de gastos pero tienen otros tipos de gastos… que en la mayor de casos son más económicos.

Cómo organizar eventos Online

 

En los eventos online no se paga alquiler de espacio, tampoco se pagan caterings ni alquiler de mobiliarios pero si que tienes que alquilar un sistema de streaming que pueda soportar una gran afluencia de gente, actualmente con las plataformas como youtube hay de sobras.

La publicidad online es un gasto que comparten los dos tipos de eventos y este es donde se tiene que poner la mayor fuerza para conseguir el máximo de audiencia y así hacer que se inscriba mucha gente al evento.

Control de las inscripciones y cobro de entradas.

Ya sea un evento presencial como un evento online el control de inscripciones es esencial para saber cuánta gente va a asistir al evento.

Un dato no menor, es que si se tiene un control de la gente inscrita después se tiene una base de datos y se pueden hacer ventas cruzadas o usar la base de datos para invitar a los participantes a otro evento.

Para un control es sumamente aconsejable usar una plataforma de inscripciones online ya que con una plataforma ya nos tenemos que olvidar de todo el tema del control de entradas y del cobro, si el evento fuera un evento pago. Casi todas las plataformas que existen en el mercado permiten organizar eventos presenciales pagos / gratuitos, eventos online pagos / gratuitos. Claro está que cobran una comisión, pero se puede sumar al precio de la entrada.

Un sistema de ventas que usan muchos marketers americanos es que organizan 4 eventos gratuitos más uno de pago. Lo que hacen es controlar los inscriptos en cada uno de los eventos y tambíen cruzan los datos con los asistentes del evento pago con lo que consiguen “aislar” al hot buyer (comprador caliente) para después venderle un servicio o producto.